Sinun kuittisi, sinun tietosi. Aina.

Yhteenveto

Tämä tietosuojakäytäntö selittää miten Fidanet Solution Oy ("Baslic", "me") kerää ja käsittelee henkilötietoja kun vierailet sivustolla baslic.com, käytät Baslic-web- ja mobiilisovelluksia osoitteessa app.baslic.com, tai olet meihin yhteydessä sähköpostitse. Sitä sovelletaan perustajiin, työntekijöihin, kirjanpitäjiin ja kaikkiin niihin joiden henkilötietoja käsittelemme Baslic-palvelun ("Palvelu") toimittamisen yhteydessä.

Tietojen osalta joita käsittelemme yritysasiakkaidemme puolesta (esimerkiksi heidän työntekijöidensä lähettämät kuitit), toimimme käsittelijänä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ("GDPR") artiklan 28 mukaisesti. Näitä käsittelytoimia säätelee Tietojenkäsittelysopimus, ja siinä olevat velvoitteet ovat etusijalla tähän käytäntöön nähden ristiriitatapauksissa.

Keitä olemme

Rekisterinpitäjä tämän käytännön mukaisesti käsitellyille henkilötiedoille on:

• Fidanet Solution Oy
• Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Suomi
• Y-tunnus: 3497432-1
• Sähköposti: privacy@baslic.com

Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska siihen ei ole velvollisuutta GDPR:n artiklan 37 mukaan. Tietosuoja-asioita hoitavat perustajat; voit ottaa meihin suoraan yhteyttä osoitteessa privacy@baslic.com.

Keräämämme tiedot

Tilitiedot

Rekisteröityessäsi keräämme nimesi, työsähköpostiosoitteesi, edustamasi yrityksen (jos sellainen on), kielen jolla Baslicia käytät ja yksisuuntaisesti hashatun salasanan. Emme koskaan näe salasanaasi selkotekstinä.

Kuittien ja laskujen sisältö

Palvelun ydin on kuittien, laskujen ja matkakulutietojen käsittely joita välität, lataat tai valokuvaat. Tämä sisältö sisältää tyypillisesti kauppiaan nimen, rivierot, hinnat, verokannat, maksutavan ja joskus yrityksesi henkilöiden nimet tai roolit (esimerkiksi "lounas tiimin kanssa"). Mikäli lähettämäsi tiedosto sisältää kolmansien osapuolten henkilötietoja, olet vastuussa siitä että sinulla on oikeudellinen peruste jakaa ne meille käsittelyä varten.

Sähköpostin metatiedot

Jos käytät sähköpostiedelleenlähetystä, saat työtilakohtaisen osoitteen mail.baslic.com-domainissa (esimerkiksi your-workspace-code@mail.baslic.com). Kun välität kuitin tuohon osoitteeseen, vastaanotamme lähettäjän osoitteen, otsikkorivin ja välitetyn viestin aikaleimat. Käytämme tätä vain liittääksemme kuitin oikeaan tiliin.

Käyttö- ja laitetiedot

Kun käytät Palvelua, keräämme automaattisesti lokitietoja kuten IP-osoitteen, selaimen tyypin, käyttöjärjestelmän, katsomasi sivut, suorittamasi toimet ja aikaleimat. Käytämme näitä turvallisuuteen, virheenkorjaukseen ja ymmärtääksemme mitkä ominaisuudet toimivat.

Laskutustiedot

Tilausmaksut käsittelee Stripe Payments Europe Ltd. Saamme kortin neljä viimeistä numeroa, kortin tyypin, maan ja antamasi laskutusosoitteen. Emme tallenna täydellisiä korttinumeroita infrastruktuurillemme.

Tukiviestintä

Kun kirjoitat meille säilytämme sähköpostin, osoitteesi ja kaikki valitsemasi jakamasi liitteet jotta voimme vastata ja viitata keskusteluun myöhemmin.

Miten käytämme sitä

Käytämme yllä olevia tietoja:

• Palvelun toimittamiseen — kuittien vastaanottamiseen, rivierojen erottamiseen, ALV:n luokitteluun, vientien luomiseen ja tulosten palauttamiseen sinulle.
• Laskuttamiseen, tilauskuittien lähettämiseen ja verojen käsittelyyn.
• Palvelukriittisen sähköpostin lähettämiseen — salasanan nollauksiin, maksuvirheisiin, tietoturvahälytyksiin, suunniteltuihin katkoksiin.
• Palvelun parantamiseen ja virheenkorjaukseen, henkilötietojen ollessa minimoitu tai pseudonymisoitu aina kun tekninen tehtävä sen sallii.
• Omien oikeudellisten velvoitteidemme noudattamiseen — Suomen kirjanpitolaki, veroraportointi, pakoteseulonnat ja viranomaisten lainmukaisiin pyyntöihin vastaaminen.
• Itsemme puolustamiseen riidoissa sekä petosten, väärinkäytön ja luvattoman pääsyn estämiseen.

Oikeusperusteet (GDPR artikla 6)

• Sopimuksen täytäntöönpano — Palvelun toimittamiseen jolle olet rekisteröitynyt ja laskuttamiseen siitä (artikla 6(1)(b)).
• Lakisääteinen velvoite — kirjanpitomerkintöjen pitämiseen, viranomaisten vastaamiseen ja verovelvoitteidemme täyttämiseen (artikla 6(1)(c)).
• Oikeutetut edut — Palvelun turvalliseksi pitämiseen, väärinkäytön estämiseen, ominaisuuksien parantamiseen ja olemassa olevien asiakkaiden kanssa kommunikointiin merkittävistä tuotepäivityksistä (artikla 6(1)(f)).
• Suostumus — valinnaisille analytiikkaevästeille, tuoteuutiskirjeille ja kaikelle tietojen käytölle joka menee yllä mainittujen perusteiden yli. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa vaikuttamatta aiempaan käsittelyyn.

Tekoäly ja mallikoulutus

Baslic käyttää suuria kielimalleja kääntääkseen luonnollisen kielen ohjeesi Timolle rakenteellisiksi kirjanpitokirjauksiksi ja päätelläkseen rivierot, ALV-kannat ja matkakorvaukset. Optinen merkkien tunnistus — kuittikuvan muuntaminen tekstiksi — suoritetaan omilla infrastruktuureillamme EU:n sisällä; kuittikuvojasi ei lähetetä kolmannelle osapuolelle OCR:ää varten. Kolmannen osapuolen tekoälypalveluntarjoajat joita käytämme päättelyvaiheessa on lueteltu Alikäsittelijät-sivulla.

Emme salli tekoälyalikäsittelijöidemme käyttää tietojasi mallien kouluttamiseen. Tämä taataan yritystason sopimuksilla jotka kytkevät pois koulutusdatan säilyttämisen. Mikäli alikäsittelijä tarjoaa nollasäilytystilan, käytämme sitä. Mikäli alikäsittelijä säilyttää tietoja vain lyhyitä aikoja väärinkäytön havaitsemista varten, hyväksymme lyhyimmän saatavilla olevan säilytysajan.

Saatamme käyttää tunnisteettomiksi tehtyjä ja koottuja kaavoja jotka on johdettu Palvelusta — esimerkiksi "kuinka usein asiakkailla ravintoloissa on ilmaisateriavähennyksiä" — parantaaksemme omia luokitteluheuristiikkojamme. Kokoaminen tässä tarkoittaa tietoja joita ei voida yhdistää takaisin yksilöön tai yritykseen.

Jakaminen ja alikäsittelijät

Jaamme henkilötietoja vain osapuolten kanssa jotka auttavat meitä toimittamaan Palvelua, ja kaikki nämä ovat sitoutuneet tietojenkäsittelysopimuksiin kanssamme. Täydellinen lista on Alikäsittelijät-sivulla.

Luovutamme henkilötietoja viranomaisille kun olemme oikeudellisesti velvoitettuja siihen, sen jälkeen kun olemme ottaneet kohtuulliset askeleet pyynnön laillisuuden arvioimiseksi. Ilmoitamme sinulle pyynnöstä ellei se ole oikeudellisesti kiellettyä.

Emme myy henkilötietojasi, emmekä jaa niitä mainosverkkojen kanssa.

Kansainväliset siirrot

Tilitietojasi ja kuittisisältösi säilytetään EU-palvelimilla Saksassa. Kun alikäsittelijä käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, luotamme Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914) yhdessä täydentävien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden kanssa, kuten salaus siirrossa ja levossa.

Voit pyytää kopion turvatoimista joita käytämme jollekin tietylle alikäsittelijälle kirjoittamalla osoitteeseen privacy@baslic.com.

Kun alihankkija sijaitsee maassa, jonka Euroopan komissio on tunnustanut tarjoavan riittävän tietosuojan tason (GDPR 45 artikla) — tällä hetkellä MapTiler AG Sveitsissä, jota käytetään vain taustakarttaruutujen piirtämiseen matkalasku-PDF:iin — siirto perustuu kyseiseen riittävyyspäätökseen eikä edellytä vakiosopimuslausekkeita; MapTilerin karttaruutujen datakeskukset sijaitsevat Ranskassa ETA-alueella.

Säilyttäminen

• Kuitit ja laskut — säilytetään niin kauan kuin tilauksesi on aktiivinen, sekä lakisääteisen säilytysajan jota Suomen kirjanpitolaki edellyttää (tällä hetkellä kuusi vuotta tilikauden lopusta). Jos asut lainkäyttöalueella jolla on pidempi vaatimus, pidempi ajanjakso pätee.
• Tilitiedot — tilin sulkemisen jälkeen voit viedä tietosi 60 päivän ajan itsepalveluna. Vientijakson jälkeen poistamme tilitiedot 30 päivän kuluessa (yhteensä 90 päivää sulkemisesta), ellei laki edellytä pidempää säilytystä. Tietojasi sisältävät salatut varmuuskopiot säilyvät enintään 35 päivää poiston jälkeen (Backblaze B2, 30 päivän Object Lock -muuttumattomuus sekä lyhyt paikallinen kierto) ennen ylikirjoitusta.
• Tukisähköpostit — säilytetään enintään kolme vuotta viimeisestä yhteydestä.
• Palvelin- ja sovelluslokit — säilytetään enintään 90 päivää, pidempään vain kun tarvitaan aktiivisen tutkimuksen vuoksi.
• Laskutustiedot — säilytetään lakisääteisen kirjanpitoajan ajan (kuusi vuotta).

Lakisääteinen säilytys ja oikeus poistoon. Kun pyydät tietojesi poistamista, poistamme henkilötietosi. Emme kuitenkaan voi poistaa vahvistettuihin matkalaskuihin ja niiden tositteisiin (kuitteihin) sisältyviä tietoja, jotka meidän on säilytettävä kirjanpitolain mukaisen kuuden (6) vuoden ajan. Tämä perustuu GDPR:n 17 artiklan 3(b) kohtaan (lakisääteinen velvoite). Tällaiset asiakirjat arkistoidaan rajoitettuun ”lakisääteinen säilytys” -tilaan, jossa muut kuin kirjanpidossa vaaditut henkilötiedot (esim. kotiosoite ja vapaamuotoinen syöteteksti) poistetaan, ja loput säilytetään vain säilytysvelvoitteen täyttämiseksi. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan lopullisesti.

Oikeutesi GDPR:n nojalla

GDPR:n mukaan sinulla on oikeus:

• Pääsy — pyytää kopio henkilötiedoista joita meillä on sinusta.
• Oikaisu — korjata tietoja jotka ovat epätarkkoja tai epätäydellisiä.
• Poistaminen — pyytää poistoa kun käsittelyn oikeudellinen peruste ei enää päde.
• Rajoittaminen — pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä riidan ratkaisemisen aikana.
• Siirrettävyys — vastaanottaa tietosi rakenteellisessa, koneluettavassa muodossa, tai lähettää ne toiselle palveluntarjoajalle.
• Vastustaminen — vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä.
• Suostumuksen peruuttaminen — milloin tahansa, kaikelle suostumukseen perustuvalle käsittelylle.

Käyttääksesi mitä tahansa näistä oikeuksista, kirjoita osoitteeseen privacy@baslic.com. Vastaamme 30 päivän kuluessa, ja maksutta ellei pyyntö ole ilmeisen perusteeton tai liiallinen.

Turvallisuus

Suojaamme tietojasi riskiin sopivilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, mukaan lukien:

• TLS 1.2 tai uudempi kaikelle siirrossa olevalle tiedolle.
• AES-256-salaus levossa kuittitiedostoille ja tietokantojen varmuuskopioille.
• Roolipohjainen pääsynvalvonta monivaiheisella tunnistautumisella kaikkeen työntekijöiden pääsyyn tuotantojärjestelmiin.
• Vähimmän etuoikeuden pääsy — insinöörit saavat pääsyn asiakassisältöön vain kun aktiivisesti tutkivat ilmoittamaasi ongelmaa.
• Päivittäiset salatut off-site-varmuuskopiot (Backblaze B2, EU-alue; arkistot salataan asiakaspuolella age:lla ennen latausta; 30 päivän Object Lock -muuttumattomuus).
• Jatkuva haavoittuvuuksien skannaus infrastruktuurillemme ja kolmannen osapuolen riippuvuuksille.
• Dokumentoitu tietoturvapoikkeamien hallintaprosessi tietoturvaloukkausilmoitusten aikajanoilla jotka noudattavat GDPR:n artiklaa 33.

Mikään tietoturvakontrolli ei poista riskiä kokonaan. Mikäli saamme tiedon henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta joka todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi, ilmoitamme asianomaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa, ja jos riski on korkea, ilmoitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä.

Evästeet ja seuranta

Käytämme pientä määrää ehdottoman välttämättömiä evästeitä pitääksemme sinut kirjautuneena, muistaaksemme kielivalintasi ja suojataksemme cross-site request forgery -hyökkäyksiltä. Nämä eivät vaadi suostumustasi EU:n sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivin mukaan.

Emme käytä tuoteanalytiikkatyökalua, emmekä upota mainoksia tai sivustojen välisiä seurantapikseleitä. Operatiiviset mittarit joita tarvitsemme Palvelun käynnissä pitämiseen lasketaan omista palvelinlokeistamme ja hävitetään säilyttämisen kohdalla kuvattuun aikatauluun. Täydet tiedot, mukaan lukien jokaisen ehdottoman välttämättömän evästeen nimet ja kuinka kauan ne kestävät, ovat Evästesivullamme.

Lapset

Baslic on työkalu yrityksille ja niissä työskenteleville ammattilaisille. Emme tietoisesti käsittele alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja. Jos uskot että olemme tehneet niin, kirjoita meille ja poistamme ne.

Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä käytäntöä Palvelun kehittyessä. Kun muutokset ovat olennaisia — uusi tietokategoria, uusi käsittelytarkoitus, uusi sisältöä käsittelevä alikäsittelijä — ilmoitamme sinulle vähintään 30 päivää etukäteen, sähköpostitse tai sovelluksen sisäisellä bannerilla. Lukemasi versio on päivätty 17. toukokuuta 2026.

Yhteystiedot ja valitukset

Nopein tapa saada yhteyttä meihin tietosuoja-asioissa on privacy@baslic.com.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus asuinmaasi valvontaviranomaiselle. Jos olet Suomessa, viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki — tietosuoja.fi.