Et dokument, du har lagt væk, siger til, før du får brug for det.
Lejekontrakter, ansættelseskontrakter, forsikringspolicer, tilladelser. En mappe opbevarer dem, indtil du kommer i tanke om at se efter. Denne her tæller dagene for dig, og den tæller til den dag, der reelt koster penge.
Datoen nederst i en lejekontrakt er ikke den, der afgør noget.
En erhvervslejekontrakt med tre måneders opsigelse haster allerede tre måneder før den udløber. Rammer du forbi den dag, har du bundet dig for en periode mere. Derfor tæller boksen til opsigelsesdagen frem for slutdatoen, på skærmen og i påmindelsen, ud fra én definition.
Vuokrasopimus · Liiketila
Opsigelse 3 mdr.Påmindelsen falder her, i midten, mens du stadig kan nå at gøre noget. En påmindelse på slutdatoen ville være en nekrolog.
Kun det snævreste vindue siger noget. Fire dage før ligger et dokument inden for 90, 30 og 7 dage på én gang, og at sige det tre gange er bare at sige det tre gange.
En opsigelsesdag, der allerede er passeret, læses stadig som ved at udløbe, ikke udløbet. Kontrakten gælder reelt stadig, og det andet ord ville være forkert, før det overhovedet var uhjælpsomt.
Et arkiveret dokument springes over. At arkivere betyder, at du har taget dig af det, og boksen tror dig på ordet.
Slip filen. Resten udfylder den selv.
Kritikken af den første version var rimelig: en mappe er dejlig, men det er stadig mig, der taster alt ind i den. Nu spørger uploaden om ingenting.
Typen læses ud af bytes
Ikke ud af det, browseren påstår. En DOCX og en ODT er begge en ZIP, så den første post indeni afgør, hvilken det er, og endelsen rettes til det virkelige indhold. En HEIC bliver til en JPEG på vejen ind.
Dokumentet præsenterer sig selv
Titel, type, modpart, datoer og et resumé kommer tilbage i ét hug. Den skriver kun i felter, du har ladet stå tomme, og rører kun titlen, så længe den stadig er filnavnet. Den overskriver aldrig det, et menneske har skrevet, og når den ikke kan afgøre det, returnerer den ingenting frem for et gæt.
Søgning, der rammer et halvt ord
Du taster en del af en lejers navn, ikke det hele, så indekset rammer stumper i stedet for hele ord. Resuméet betyder mest for en kontrakt, der er fotograferet med telefonen: der er ingen tekst i et billede at trække ud, og uden et resumé kunne den kun findes på sin titel.
Personnumre når aldrig indekset
Finske, estiske, danske og svenske personnumre maskeres, før nogen tekst gemmes til søgning. Et søgeindeks er det nemmeste sted i et system at læse noget, man ikke burde.
Klagen, det hele startede med, handlede ikke om opbevaring.
Den lød: min bogholder har mine kontrakter, og når jeg har brug for en, venter jeg på dem. Derfor hører synligheden til hvert enkelt dokument, og bogholderens side af skærmen antyder aldrig, hvad den ikke kan åbne.
Skjult betyder usynligt, ikke nedtonet
Et dokument, du holder for dig selv, optræder ikke i bogholderens faneblad, og tallet på fanebladet tæller kun det, de faktisk kan åbne. Et mærkat med ”tre mere, du ikke kan se” ville lække præcis det, kontakten findes for at beskytte.
Et link, du kan tage tilbage
Giv et dokument til en udlejer eller et forsikringsselskab på et link, der udløber. Token er tilfældig frem for signeret: en signatur kan kun tilbagekaldes ved at skifte nøgle, hvilket brækker alle levende links på én gang, mens en enkelt række kan lukkes for sig.
Adressen vises én gang
Kun et hash af token gemmes, så en lækket sikkerhedskopi, eller en tekniker der læser rækken, får alligevel ikke et link, der virker. Hvert afslag svarer med den samme 404: udløbet, tilbagekaldt, slettet og aldrig eksisteret kan ikke skelnes udefra.
Åbninger tælles, ikke tilskrives
Du ser, hvor mange gange et delt link er åbnet, og hvornår det blev rørt første og sidste gang. Hvem der åbnede det, registreres ikke. Tredjeparten i den anden ende har ikke sagt ja til noget, og en tæller besvarer begge de spørgsmål, en ejer reelt har.
Tre ting, boksen bevidst ikke gør.
Den sletter ikke efter en tidsplan. Opbevaringsfrister vises som vejledning ved siden af dokumentet, og intet fjernes nogensinde, fordi et ur sagde det. Den eneste nedtælling, der faktisk kører, er de tredive dage i papirkurven, og skærmen læser den fra den samme kolonne, som fejemaskinen læser.
Der er ingen tøm-papirkurv-knap for dokumenter. Bilag har en, og der er den i orden. En underskrevet ansættelseskontrakt skal ikke ligge ét klik fra ”slet det hele”, og at gendanne række for række dækker ethvert reelt behov.
Det er ikke et skriveværktøj. Ansættelseskontrakter skrives, tjekkes og underskrives i personaledelen; boksen er der, hvor de lander bagefter, ved siden af alt det, du aldrig skrev i Baslic overhovedet.
Din bogholder ser intet i din papirkurv og får en tom liste frem for en fejl, fordi et afslag er en sætning om dem, og en tom liste ganske enkelt er sandheden.
Det, folk spørger om, før de uploader det første.
Hvad kan jeg have liggende?
Lejekontrakter, ansættelseskontrakter, forsikringspolicer, tilladelser, attester, alt hvad en virksomhed skal kunne fremvise senere. PDF’er, billeder, DOCX og ODT.
Spiser et dokument af min bilagskvote?
Nej. Pladsen måles i bytes og deles på tværs af alle de selskaber, du ejer, så at åbne et selskab nummer to fordobler ikke pladsen. Dokumenter i papirkurven optager den stadig og opgøres separat, så du kan se hvorfor.
Den samme PDF hænger allerede på et bilag. Bliver den linket?
Nej, den gemmes igen. At dele de samme bytes ville betyde, at en slettet bilagslinje tømte dokumentet i boksen, og de to har intet med hinanden at gøre.
Kan jeg få et slettet dokument tilbage?
I tredive dage, række for række. Gendannelsen fejler aldrig på fuld plads, for et dokument i papirkurven optog den allerede, og den lader bogholderens synlighedskontakt stå præcis som den var.
Ender noget af det her i aktivitetsloggen?
Ja, uden den udtrukne tekst: en kontrakt på tyve tusind tegn i hver ændring ville begrave den log, den hører til i. At oprette og at tilbagekalde et delelink skrives som deres egne to hændelser.
Læg lejekontrakten et sted, der læser datoen.
Boksen er med i alle pakker. Det, pakken afgør, er hvor meget plads du får.